نظام التنظيم المنظم

بقالي فترة لا بأس بها بجرب وبحاول أوصل لنظام للتاسكات والشغل علشان مفيش حاجة تقع مني، وكنت بفكر لو النظام ده عرفت أطبقه على حياتي الشخصية لتنظيم وقتي عموماً هتبقى حاجة عظمة. بدأت الأول بجرب أبلكيشنز زي Asana و Trello و Notion بس مفيش حاجة عملت مفعول أو التزمت بيها لأسباب كتير منها إن الأبلكيشن تقيل على الموبايل أو مش Cross-platform أو شكله بيشتتني، وبعض الأحيان وجود payment prompt مزعج في مكان ما علشان أستخدم feature أنا مش محتاجها. في الأخر ما اكتشفت إن مفيش حاجة عجباني (أو أنا اللي بتلكك) بدأت أدور وأقرأ عن الـ productivity systems. وبعد بحث وفحص ومحص وتمحيص عملت لنفسي نظام من حاجات كنت بعملها وحاجات قريت عنها، وبقالي حوالي 3 أسابيع ماشي عليه وحاسس بفرق كويس.

في الأول خليني أعرضلك عزيزي القارئ الحاجات اللي جربتها أو قرأت عنها، ونمشي مع بعض في رحلة اتخاذ القرار أو عمل النظام نفسه.

أنظمة الإنتاجية بتاعة الناس التانيين

هحاول أذكر أهم النقط في كل نظام هنا بس مش هدخل في كل التفاصيل أوي، لو حد حابب يدوس أكتر هكون حاطط resources في كل نظام. كمان ممكن تشوف الـ note دي اللي في الـ garden علشان فيها شوية عن تاريخ طرق الإنتاجية دي.

1. طريقة إنجاز الحاجات Getting Things Done

أول حاجة حاولت أجربها هي GTD أو Getting Things Done أو إنجاز الحاجات. في الأول قرأت شوية مقالات أونلاين واتفرجت على شوية فيديوهات. دورت على الكتاب مكنتش لاقيه hardcopy بس من كام شهر لقيت في مكتبة رحالة كتاب Making It All Work لديفيد ألين بردو اللي بياخد تطبيق طريقة GTD للحياة الشخصية كمان.

طريقة GTD ببساطة متقسمة لخمس خطوات وعلى حسب تطبيقك ليها حوالي خمس قوائم بردو:

1. التسجيل Capture: ودي أول حاجة لازم تتعمل في معظم طرق الإنتاجية عموماً، ودي هي إننا نسجل كل الأفكار أو التاسكات اللي بتجيلنا أو بنفتكرها أو بتعرضلها في قائمة أو مفكرة أو أجندة وأبلكيشن ودي هنسميها الـ Inbox بتاعنا أو الخواطر الواردة. أهمية الخطوة دي إننا منحتفظش بالفكرة دي في دماغنا ونوفر الذاكرة لحاجة أهم. على كلام ديفيد ألين إننا طالما سجلنا الفكرة وواثقين في النظام بتاعنا إننا هنرجعلها تاني ومش هتتنسى، ده بيقلل التوتر الناتج عن إننا طول الوقت بنفكر نفسنا بالتاسك أو الحاجة اللي ورانا. بس مجرد تسجيل الفكرة أو التاسك مش كفاية لازم نكمل.
2. التوضيح Clarify: في أي وقت فاضي أو ممكن نحدد وقت معين في اليوم، بنعدي على الـ Inbox ده ونشوف النقط اللي سجلناها ونحدد هنعمل إيه على حسب التالي:
   1. لو النقطة اللي مسجلها متاخدش أكتر من دقيقتين (مش لازم دقيقتين بالظبط بس تخلص بسرعة عموماً) اعملها على طول واشطب عليها أو امسحها.
   2. لو هي تاسك محتاجة تاخد وقتها حطها في قائمة من القوائم اللي هنتكلم عنها في خطوة Organize.
   3. لو هي فكرة عموماً أو حاجة محتاج تفتكرها بعدين نوضحها ونكتب الـ context بتاعها ونحطها في الأرشيف أو أي حاجة.
3. التنظيم Organize: في الخطوة دي بنقسم الـ actionable items أو الحاجات اللي هنعملها في كذا قائمة:
   • التالي Next Actions: ودي بنحط فيها التاسك اللي جاية أو هنعملها النهاردة. من ضمن الحاجات دي لو هنحدد ميعاد اجتماع أو أي تاسك مفهوم المخرج بتاعها.
   • معطل Waiting For: هنا بنحط الحاجات الـ blocked أو اللي مستنيين فيها حد تاني أو حدث معين يحصل. وممكن تكون مربوطة بنقطة في الـ Next Actions إننا نتابع الـ block ده اتشال ولا لسة ولا الشخص التاني رد علينا بالحاجة اللي مستنيينها ولا لأ.
   • المشروعات Projects: وهنا المشروع مش لازم يكون مشروع بالتعريف بتاعه بالحرف، بس هي ممكن تكون أي مجموعة أنشطة مرتبطة ببعضها. بنكتب بس في القائمة دي العنوان وحاجة مختصرة علشان تساعدنا في تحديد الـ Next Action. وكل ما نخلص نقطة ليها علاقة بالمشروع في الـ Next Actions بنرجع هنا علشان نحدد الـ Next Action اللي بعده.
   • يوماً ما Someday / Maybe: وهنا بنكتب الحاجات اللي بنفكر نعملها يوماً ما في المستقبل أو مش شرط نعملها.
4. المراجعة Reflect: ودي حاجة بنعملها بشكل دوري، على مستوى صغير كل يوم ومرة كل اسبوع مثلاً علشان نقفل الحاجات اللي مخلصتش خلال الاسبوع اللي فات ونحدد إيه ممكن يتنقل الاسبوع اللي جاي أو إيه ممكن يكون اتلغى. المفروض في الـ reflection الاسبوعي يكون الـ Inbox بتاعنا فاضي للأسبمع القادم.
5. الاشتباك Engage: ودي خطوة التنفيذ، ممكن تحددلها وقت معين في اليوم تبص على الـ Inbox علشان تبدأ.

طريقة GTD كويسة جداً بس محتاجة إلتزام (زيها زي كل الطرق اللي هتكلم عنها هنا) وشخصياً لما جربتها فترة كانت ظريفة جداً بس لقيت نفسي overwhelmed شوية بالقوائم اللي المفروض أكتب فيها. الطريقة بتاعتي اللي هكتبها في الأخر مستوحاه بشكل كبير من GTD بس بـ structure مختلف شوية.

2. طريقة اليوميات المنقطة Bullet Journal

تاني حاجة جربتها هي الـ Bullet Journal. واللي شدني ليها في الأول إنها طريقة analog في الأساس معتمدة بشكل كامل على الورقة والقلم، وفي البداية كنت متحمس جداً لإني كنت بشوف حاجات شكلها حلو جداً وكنت عاوز أعمل شبهها.

الحاجة الأساسية اللي محتاجينها هي أجندة أو journal والأمثل إنها تكون منقطة، بس على حسب ثقتك في نفسك وحسن خطك ممكن تستخدم أجندة مسطرة أو حتى صماء. بعد كدة بتعمل حاجتين، أو حاجة بترقم الصفحات كلها، تاني حاجة بتقسم الأجندة للأقسام التالية:

1.الفهرس Index: أو فهرس للأقسام بتاعتك. وأنا بجرب الطريقة دي أول صفحة من الفهرس كان فيها عناوين الأقسام وصفحاتهم. بعدين فكرت إني ممكن أستغنى عن الصفحة دي لو استخدمت أجندة بفواصل متغيرة زي Talia وهي موجودة في مكتبات كتير في مصر بس أنا مبحبش الـ desk-bound أو الـ wire-bound notebooks. أو كان ممكن أستخدم الفواصل اللي بتتلزق دي. المهم، بعد الصفحة الأولي دي كنت سايب كام صفحة فاضية علشان أستخدمهم بعدين. 2. الخطة السنوية Future / Yearly Spread: ودي المفروض نكتب فيها أهداف السنة، وخلال السنة ممكن نكتب فيها الحاجات الكبية اللي حققناها خلال السنة دي. زي مثلاً الحصول على الماجستير أو العمرة أو أي حدث مهم في حياتنا. بصراحة معملتش دي علشان أنا كل new year resolution بتبوظ مني. 3. الخطة الشهرية Monthly Spread: ودي على حسب التفضيل بس أغلب الحاجات اللي شفتها بتكون على شكل calendar وفي البداية بنكتب فيها الأحداث اللي متوقعينها في الشهور أو الحاجات اللي بنحتاج نفتكرها زي أعياد الميلاد وبداية ونهاية الدراسة مثلاً، ولو حاجة مخططينلها وعارفين تاريخها امتى. كمان خلال السنة بنكتب فيها أهم أحداث الشهر زي ما بيتعمل في الـ Yearly Spread. 4. السجل اليومي Daily Log: وده بيبقى جزء الـ journal الفعلي. جزء الـ bullets بييجي إنك بتحاول تكتب كل حاجة على شكل نقطة. فيه أشكال كتير لده طبعاً وبيكون على حسب تفضيلك بس أغلب الأشكال بيكون • للتاسك أو حاجة المفروض تعملها، ○ لحدث معين هتحضره أو هتعمله يكون متحددله ميعاد، – للملحوظات أو أفكار عامة. وبعد كدة فيه رموز تانية ممكت ترسمها فوق • أو ○ زي × لو خلصت النقطة دي، أو > لو حركت النقطة دي ليوم تاني، أو ممكن تزود علامة استفهام علشان توضح إن النقطة دي مهمة. طبعاً لازم أول صفحة في الـ Log يكون فيها قائمة بالرموز دي أو الـ Keys. 5. مجموعات Collections: ودي مجموعات مختلفة على حسب رغبة كل شخص. ممكن يكون فيها أرشيف للمعلومات أو حاجة بتتابع فيها الدايت أو المود وليها أشكال كتير. الحاجة اللي عملتها ونقلتها للنطام الجديد هو إني بعد شربت كام كباية قهوة.

3. طريقة مممأ PARA (Projects, Areas, Resources, Archives)

بعد كدة قريت عن طريقة PARA وهي الهدف منها تنظيم المعلومات وعمل second brain يساعدنا في سهولة الوصول للمعلومات الشخصية. طبعاً ممكن توظيفه إنه يساعد في تنظيم الوقت عن طريق دمجه مع طريقة من الطرق التانية. بس زي ما قلت هو الهدف الأساسي منه عمل Personal Knowledge Management أو PKM. والحلو إن سهل تطبيقها على الورق أو بشكل ديجيتال لإن فيه تطبيقات كتير ده الهدف منها زي Notion و Obsidian و Vimwiki لو انت شخص هاردكور.

تقسيمة النظام ده من الإسم، بتقسم المعلومات اللي في دماغك أو بتعدي عليك عموماً لأربع تقسيمات:

• مشروعات Projects: ودي من اسمها بيكون فيها الحاجات اللي انت شغال عليها بتقسيمها لمشروعات. بطبيعة الحال كل مشروع لازم يكون ليه وقت معين يخلص فيه حتى لو مش معروف الوقت ده، بس يكون هيخلص مش هتفضل تعملها للأبد. وبطبيعة الحال بردو لازم يكون ليها مخرج محدد تقدر تعرف منه إن المشروع ده خلص.
• مساحات Areas: وهنا بتحط فيها الحاجات اللي بتعملها بشكل دوري ومش لازم يكون ليها نهاية، زي دفع الفواتير، الجيم، أو مهام دورية في الشغل بتعملها كل يوم مثلاً.
• مصادر Resources: ودي بتحط فيها المراجع أو أي معلومات ممكن تحتاج ترجعلها في يوم من الأيام، أو تكون معتمد عليها في مشروع ما.
• أرشيف Archive: هنا بدل ما بنمسح الحاجة من حياتنا زي في GTD بنحفظ الفولدرات بتاعة المشروعات اللي خلصت مثلاً، أو لو فيه resources مش محتاجها شخصياً بس محتفظين بيها علشان لو حد سأل عليها وهكذا.

ممكن تقرأ أكتر عن الطريقة دي هنا

4. حاجات تانية غيرهم

قابلت بردو حاجات تانية ممكن تدوروا عليهم، للأسف مش لاقي resources قوية ليهم بس جوجل (أو DuckDuckGo أو ChatGPT) صديقكم بقى:

• طريقة Zettlekasten: ودي من أقدم الطرق اللي شفتها وبتساعد على تنظيم المعرفة بشكل notes مترابطة ببعضها. أحسن مثال شفته لحاجة زي كدة هو تطبيق Obsidian.
• طريقة CODE: ودي في رأيي نفس الحاجة زي GTD بس بضم خطوات مع بعض.
• طريقة Kanban: لو حد استخدم Trello هيكون عارف إيه دي

طريقة ظ٣ (نظام التنظيم المنظم)

الأسم قلش طبعاً

الطريقة الأنسب بالنسبة لي كانت خليط بين GTD و Bullet Journal و PARA. أنا أغلب الوقت شايل شنطة ومعايا notebook وقلم وطول الوقت معايا تليفوني. الطريقة الأمثل كانت تضمن استخدام الحاجتين دول بدون تحضيرات كتير، زي تحميل أبلكيشنز ومعرفة بتشتغل إزاي أو عمل تقسيمات وجداول ورسومات بألوان. وكانت فرصة سعيدة إن الشهر اللي فات مراتي جابتلي الـ notebook دي هدية، فقررت أستخدمها.

وطبعاً القلم الرصاص والجاف

الأدوات اللي بستخدمها هي النوت دي، وهي في الحقيقة 3 مع بعض في جراب جلد:

1. دي زي الـ inbox والـ daily log والـ next actions ميكس مع بعض.
2. دي مساحة التفكير بشكل عام والكتابة الـ freeform عموماً.
3. ودي تعتبر الأرشيف أو مساحة الأفكار اللي على الأقل خلصان منها على الأقل 80%.

في نفس الوقت بستخدم 4 تطبيقات موجودين في كل موبايل بشكل أساسي وهم notes, reminder, calendar, voice recorder. وأنا بتكلم مع صديق على الطريقة بتاعتي لفت نظري إنه ممكن أستخدم WhatsApp بدل الـ notes و voice recorder بإني أبعت رسايل لنفسي وده هيخليها توصل تلقائياً على اللابتوب. وفعلاً فكرة لطيفة.

الخطوات اللي بعملها علشان أستخدم النظام مش بحددلها وقت ما عدا مرحلة التنظيم أخر أو أول اليوم بس، الباقي بعمله بشكل تلقائي طول اليوم أول ما تجيلي فكرة أو أخلص نقطة من النقط اللي شغال عليها:

1. التسجيل: زي الـ Capture في GTD بس هنا بحاول أعمل نقطة الـ Clarify في نفس الوقت لو عرفت. بمعنى إنها لو حاجة تتعمل في وقت قليل بعملها وممكن أسجلها علشان أفتكر إني عملتها ومرجعش أفكر فيها تاني. غير كدة بسجلها بطريقة الـ Bullets عادي. بعمل ده في كراسة الـ inbox لو أنا قاعد على المكتب أو في مكان يسمح إني أطلعها وأكتب، لو بسجلها بسرعة ممكن أحطها في الـ notes أو أسجلها بالـ voice recorder لو مش عارف أوضحها في جملة واحدة.
2. التنفيذ: ودي مش محتاجة توضيح.
3. التنظيم: ودي بشكل أساسي بعملها أول أو أخر اليوم وممكن مرة في نص اليوم لو حسيت إن فيه حاجات في الـ inbox كتير مش متحددلها وقت. ببساطة بشوف الحاجات اللي خلصت وبشطب عليها والحاجات اللي اتأجلت. كمان بعدي على الـ notes والـ voice recorder وأكتب الحاجات اللي فيها في الـ inbox وأمسحها علشان ساعة التنفيذ أكون ببص على حاجة واحدة. في المرحلة دي بردو بنظم التاسكات اللي ليها وقت معين بإني بحطها في الـ reminders ولو فيه مواعيد أو حاجات محتاجة تتحط في الـ calendar بحطها.

نقطتين كمان بعملهم: - لو باخد ملاحظات أو بفكر بشكل عام بعمل ده في الكراسة الصماء وده بيساعدني “أخلص تفكير” وأوصل لقرار في الأخر بحطه في الـ inbox أو الأرشيف - الكراسة بتاعة الأرشيف دي هي الوحيدة اللي مقرر إني ممكن أحتفظ بيها علشان زي PARA دي اللي في الأخر هيكون فيها الـ resources اللي حابب أحتفظ بيها للمستقبل.

أهم حاجة في كل الطرق دي زي ما قلت قبل كدة هو الإلتزام بيها وإنك تكون واثق في الطريقة اللي بتستخدمها علشان ميبقاش دماغك مشغول بالقلق إنك تنسى أو حاجة تقع منك. أياً كانت الطريقة اللي هتستخدمها، إلتزم بيها وظبطها على استخدامك الخاص اللي يناسبك. وإلى اللقاء :)